9.3.2 - Examens de gestion : Examens par l'organe de gouvernance du système

 La norme ISO 37001 sur les systèmes de gestion anti-corruption, instituée par l'Organisation internationale de normalisation en 2016, guide les organisations à l'échelle mondiale dans le renforcement de leurs cadres anti-corruption. Cette norme est essentielle tant pour les entités privées que publiques de toute taille, en mettant l'accent sur la prévention active, la détection et la gestion des risques de corruption.

Comment répondre à cette question

Pour garantir une communication efficace des résultats des revues de gestion aux organes de gouvernance, les organisations devraient suivre une approche structurée :

-   Préparation de rapports détaillés  : Compiler des rapports détaillés résumant les constatations, conclusions et recommandations des revues de gestion. Ces rapports devraient mettre en évidence les indicateurs de performance clés, l'état de conformité et toute zone nécessitant une attention immédiate.

-   Planification de réunions régulières  : Organiser des réunions régulières avec l'organe de gouvernance pour discuter des résultats des revues. Cela peut faire partie des réunions de conseil programmées ou de sessions spéciales consacrées aux résultats des revues.

-   Utilisation de plateformes numériques  : Utiliser des plateformes numériques pour partager des documents et mener des réunions, en particulier dans les organisations grandes ou géographiquement dispersées, afin d'assurer une communication rapide et sécurisée.

-   Mécanismes de retour d'information  : Établir un mécanisme de retour d'information permettant aux membres de l'organe de gouvernance de poser des questions, de demander des clarifications et de donner leur avis sur les résultats des revues de gestion.

-   Documentation et tenue de dossiers  : Maintenir des dossiers complets des communications et des décisions prises lors de ces réunions pour garantir la responsabilité et pour référence future.

Pour des conseils spécifiques et des exemples, se référer à des normes telles que l'ISO 37001 sur les systèmes de gestion anti-corruption, qui fournit des cadres pour communiquer avec les organes de gouvernance.

Pourquoi c'est important

Communiquer les résultats des revues de gestion à l'organe de gouvernance est crucial pour plusieurs raisons :

-   Prise de décision stratégique  : Cela permet à l'organe de gouvernance de prendre des décisions éclairées basées sur la performance actuelle et l'état de conformité de l'organisation.

-   Transparence et responsabilité  : Une communication régulière favorise la transparence, renforce la confiance entre les parties prenantes et améliore la responsabilité de la direction.

-   Conformité réglementaire  : Pour de nombreuses organisations, en particulier celles dans des secteurs réglementés, le rapport à l'organe de gouvernance n'est pas seulement une bonne pratique mais une exigence réglementaire.

-   Amélioration continue  : Les retours de l'organe de gouvernance peuvent aider la direction à affiner les stratégies et les processus, conduisant à une amélioration continue du système de gestion.

Exemples

-   Exemple A  :

 -   Contexte  : Une entreprise de fabrication effectue des revues semestrielles de son système de gestion de la qualité.

 -   Action  : Le PDG présente un résumé des résultats de la revue au conseil d'administration, mettant en évidence les domaines à améliorer en matière de qualité des produits et de conformité aux normes de sécurité.

 -   Résultat  : Le conseil approuve des ressources supplémentaires pour les mises à niveau des processus et les programmes de formation basés sur les résultats de la revue.

-   Exemple B  :

 -   Contexte  : Une entreprise de services financiers examine sa conformité aux réglementations sur la lutte contre le blanchiment d'argent.

 -   Action  : Le responsable de la conformité prépare un rapport détaillé basé sur les résultats de la revue et en discute lors de la réunion trimestrielle de gouvernance.

 -   Résultat  : L'organe de gouvernance mandate la mise en œuvre d'outils de surveillance améliorés et révise les modules de formation à la conformité de l'entreprise.

Pour des conseils plus détaillés sur la manière dont les résultats des revues de gestion doivent être communiqués aux organes de gouvernance, les organisations peuvent se référer aux ressources fournies par [ISO](https://www.iso.org) et aux services de conseil professionnels qui offrent des conseils adaptés sur la gouvernance et la conformité. De plus, s'engager avec des plateformes comme [ScienceDirect](https://www.sciencedirect.com) pour des perspectives académiques ou des lignes directrices spécifiques à l'industrie peut encore améliorer la compréhension et l'exécution de ces pratiques.