7.2.1 - Compétence : Documenter les évaluations de compétence

Comment Répondre à la Question

Pour gérer et conserver efficacement la documentation, les organisations doivent suivre ces directives :

1.   Développer une Stratégie de Documentation  : Définir clairement quels types de documents doivent être conservés, y compris les formats numériques et physiques. Veiller à ce que cette stratégie soit conforme aux exigences de [l'ISO 37001](https://www.iso.org).

2.   Mettre en Œuvre un Système de Gestion Documentaire (SGD)  : Adopter un [Système de Gestion Documentaire](https://www.laserfiche.com) qui soutient à la fois l'accessibilité et la sécurité, garantissant que les documents peuvent être récupérés facilement tout en étant protégés contre les accès non autorisés.

3.   Audits et Mises à Jour Réguliers  : Effectuer des [audits réguliers](https://www.iso-9001-checklist.co.uk) pour vérifier que les pratiques de gestion documentaire sont conformes aux exigences légales et réglementaires en cours.

4.   Définir une Politique de Conservation  : Établir et documenter une politique de conservation claire qui spécifie combien de temps les dossiers doivent être conservés, en fonction des exigences légales et des besoins de l'entreprise. Cette politique doit être accessible à tous les employés pour garantir la conformité.

5.   Programmes de Formation et de Sensibilisation  : Organiser des sessions de formation pour éduquer les employés sur l'importance de la conservation appropriée des documents. Cela pourrait inclure des directives sur l'utilisation du SGD et l'importance de la conformité à la politique de conservation.

Pourquoi C'est Important

La conservation appropriée de la documentation est essentielle pour :

-   Conformité aux Normes  : Assure le respect des normes telles que [l'ISO 37001](https://www.iso.org), qui exigent la preuve d'évaluations de compétence systématiques.

-   Préparation Légale et d'Audit  : Maintient des dossiers qui sont cruciaux pour les défenses légales ou les pistes de vérification, démontrant l'engagement de l'organisation envers la conformité réglementaire et les pratiques éthiques.

-   Référence Opérationnelle  : Fournit une référence historique qui peut être utilisée pour évaluer l'efficacité des programmes de compétence et pour des initiatives d'amélioration continue.

Exemples

-   Exemple A  :

 -   Contexte  : Une entreprise du secteur financier met en œuvre une nouvelle formation à la conformité.

 -   Action  : Les certificats d'achèvement de formation et les résultats d'évaluation sont stockés dans un SGD, étiquetés avec des métadonnées pour une récupération facile, et la conservation est définie selon la [règle de sept ans de la SEC](https://www.sec.gov).

 -   Résultat  : Processus d'audit rationalisés avec un accès rapide aux documents requis lors des examens réglementaires.

-   Exemple B  :

 -   Contexte  : Un fournisseur de soins de santé met à jour ses programmes de formation HIPAA.

 -   Action  : Utiliser un [système de dossiers de santé électroniques](https://www.healthit.gov) pour documenter la formation du personnel et la conformité, garantissant que les dossiers de formation sont intégrés aux profils des employés.

 -   Résultat  : Amélioration de la conformité aux réglementations en matière de santé et réduction des délais de réponse aux demandes de vérification de conformité.