7.3 - Sensibilisation et formation

La norme ISO 37001 sur les systèmes de gestion anti-corruption, instituée par l'Organisation internationale de normalisation en 2016, guide les organisations à l'échelle mondiale dans le renforcement de leurs cadres anti-corruption. Cette norme est essentielle tant pour les entités privées que publiques de toute taille, en mettant l'accent sur la prévention active, la détection et la gestion des risques de corruption.

Comment Répondre à la Question

Les organisations doivent s'assurer que la documentation des procédures de formation est complète et facilement accessible en suivant les étapes suivantes :

1.   Normes de Documentation  :

  -   Registres Detaillés  : Maintenir des registres détaillés de toutes les sessions de formation, y compris les dates, le contenu abordé et la liste des participants. Cette documentation doit être standardisée pour garantir la cohérence au sein de l'organisation.

2.   Tenue de Registres Numériques  :

  -   Utilisation de Systèmes Numériques  : Utiliser des plateformes numériques pour stocker et gérer les dossiers de formation. Ces systèmes doivent permettre une récupération facile et être sécurisés pour prévenir tout accès non autorisé.

3.   Mises à Jour Régulières  :

  -   Tenir les Registres à Jour  : Mettre régulièrement à jour les dossiers de formation pour refléter toute nouvelle session de formation et les modifications apportées au contenu ou aux participants existants.

4.   Accessibilité  :

  -   Assurer l'Accessibilité  : S'assurer que les informations documentées sont accessibles aux parties prenantes concernées, y compris les responsables de la conformité et les auditeurs, pour démontrer le respect des exigences de formation.

5.   Contrôles de Conformité  :

  -   Audits Réguliers  : Réaliser des audits réguliers de la documentation de formation pour garantir que toutes les informations requises sont maintenues avec précision et conformes aux normes ISO 37001.

Pourquoi C'est Important

Maintenir des informations documentées sur les procédures de formation est crucial pour plusieurs raisons :

-   Vérification de la Conformité  : Aide à vérifier la conformité tant avec les politiques internes qu'avec les exigences réglementaires externes.

-   Contrôle de Qualité  : Garantit que la formation fournie est cohérente et répond aux normes de l'organisation en matière d'éducation anti-corruption.

-   Préparation à l'Audit  : Facilite des examens rapides et efficaces lors des audits internes ou externes, montrant que les exigences de formation sont systématiquement respectées.

Exemples

-   Exemple A  :

 -   Contexte  : Une multinationale organise une formation annuelle sur la lutte contre la corruption.

 -   Action  : La date, le contenu et les participants de chaque session sont enregistrés dans un système numérique centralisé qui est régulièrement audité pour en vérifier l'exactitude.

 -   Résultat  : L'organisation fournit rapidement des dossiers de formation complets lors d'un audit de conformité, démontrant un respect total des protocoles de formation anti-corruption.

-   Exemple B  :

 -   Contexte  : Une petite entreprise initie sa première formation formelle sur la lutte contre la corruption.

 -   Action  : L'entreprise adopte un simple tableau pour enregistrer les détails de la formation, qui inclut la signature de chaque participant confirmant sa présence et sa compréhension du contenu.

 -   Résultat  : La documentation fournit une trace claire pour référence future et audits, établissant une base pour des améliorations continues de la conformité.

Pour des ressources et des conseils supplémentaires sur le maintien de la documentation de formation :

- [Liste de Contrôle ISO 9001](https://www.iso-9001-checklist.co.uk)

- [DQS Inc.](https://www.dqsglobal.com)

Ce guide décrit des étapes pratiques pour que les organisations maintiennent une documentation rigoureuse de la formation anti-corruption, garantissant la conformité avec l'ISO 37001 et facilitant l'amélioration continue des efforts anti-corruption.