7.5.2 - Informations documentées : Précision des informations documentées

La norme ISO 37001 sur les systèmes de gestion anti-corruption, instituée par l'Organisation internationale de normalisation en 2016, guide les organisations à l'échelle mondiale dans le renforcement de leurs cadres anti-corruption. Cette norme est essentielle tant pour les entités privées que publiques de toute taille, en mettant l'accent sur la prévention active, la détection et la gestion des risques de corruption.

Comment Répondre à la Question

Les organisations doivent suivre des étapes spécifiques pour garantir l'exactitude des informations documentées essentielles au maintien d'un système de gestion anti-corruption efficace :

1.   Définir les Normes de Documentation  :

  -   Directives Claires  : Établir des directives claires sur la manière dont les informations documentées doivent être créées, mises à jour et maintenues. Cela inclut la spécification des détails requis tels que le titre, la date, l'auteur et le contrôle des versions.

2.   Vérification et Validation  :

  -   Processus de Révision  : Mettre en œuvre un processus de révision où les informations documentées sont régulièrement vérifiées pour leur exactitude par le personnel désigné avant d'être finalisées et publiées.

3.   Mécanismes de Contrôle  :

  -   Système de Contrôle des Documents  : Utiliser un système de contrôle des documents qui suit les modifications, permet la récupération des versions précédentes et garantit que seules les versions actuelles sont disponibles pour éviter l'utilisation d'informations obsolètes.

4.   Formation et Sensibilisation  :

  -   Formation des Employés  : S'assurer que les employés sont formés à l'importance de l'exactitude des documents et à la manière d'utiliser efficacement les systèmes de contrôle des documents.

Pourquoi C'est Important

Maintenir l'exactitude des informations documentées est crucial car :

-   Conformité aux Normes  : Une documentation précise garantit la conformité à l'ISO 37001 et à d'autres normes pertinentes, ce qui est essentiel à des fins légales et réglementaires.

-   Intégrité Opérationnelle  : Garantit que tous les processus opérationnels sont réalisés sur la base des informations les plus récentes et correctes, maintenant des normes élevées d'opération.

-   Préparation aux Audits et Inspections  : Des documents précis sont essentiels lors des audits et inspections pour démontrer la conformité et l'efficacité du système de gestion anti-corruption.

Exemples

-   Exemple A  :

 -   Contexte  : Une entreprise de fabrication met à jour sa politique anti-corruption.

 -   Action  : Le processus de mise à jour de la politique inclut une révision par le département juridique pour s'assurer que tous les changements sont exacts et reflètent les lois en vigueur. Le document final est approuvé par la direction avant sa diffusion.

 -   Résultat  : La politique mise à jour est efficacement communiquée à l'ensemble de l'organisation, garantissant que tous les employés opèrent selon les dernières directives de conformité.

-   Exemple B  :

 -   Contexte  : Une entreprise de technologie met en œuvre un nouveau module de formation anti-corruption.

 -   Action  : Après développement, le module de formation est examiné par des experts en conformité pour garantir son exactitude factuelle et sa pertinence par rapport aux pratiques anti-corruption actuelles. Les retours des sessions pilotes sont intégrés avant le déploiement final.

 -   Résultat  : La formation est bien accueillie, augmentant la compréhension et l'adhésion des employés aux mesures anti-corruption.

Pour des ressources supplémentaires sur le maintien de l'exactitude des informations documentées :

- [Documentation de Qualité ISO](https://www.iso.org/documentation.html)

- [Académie Internationale Anti-Corruption (IACA)](https://www.iaca.int)