7.5.1 - Informations documentées : Conservation des informations documentées requises

La norme ISO 37001 sur les systèmes de gestion anti-corruption, instituée par l'Organisation internationale de normalisation en 2016, guide les organisations à l'échelle mondiale dans le renforcement de leurs cadres anti-corruption. Cette norme est essentielle pour les entités privées et publiques de toute taille, en mettant l'accent sur la prévention active, la détection et la gestion des risques de corruption.

Comment répondre à la question

Pour se conformer aux normes ISO 37001, les organisations doivent mettre en œuvre des procédures pour maintenir les informations documentées nécessaires sur leurs systèmes de gestion anti-corruption. Voici comment :

1.   Système de gestion documentaire  :

  -   Mise en œuvre  : Adopter un système de gestion documentaire qui permet un stockage sécurisé, une récupération facile et un archivage approprié des documents liés aux mesures anti-corruption.

  -   Accessibilité  : S'assurer que tous les documents nécessaires sont facilement accessibles au personnel autorisé tout en maintenant la sécurité et la confidentialité.

2.   Exigences en matière de documentation  :

  -   Détails à inclure  : Conserver des enregistrements qui détaillent la date, le contenu et le destinataire de toute formation ou communication anti-corruption. De plus, maintenir une documentation sur les évaluations des risques, les activités de diligence raisonnable et tout incident de non-conformité ou de corruption.

  -   Durée de conservation  : Définir et respecter une politique de conservation des documents qui précise combien de temps différents types de documents doivent être conservés, en fonction des exigences légales et des besoins de l'organisation.

3.   Revue régulière  :

  -   Planifier des revues  : Examiner périodiquement les informations documentées pour s'assurer qu'elles restent à jour et pertinentes par rapport aux efforts anti-corruption de l'organisation.

  -   Mettre à jour la documentation  : Mettre à jour rapidement la documentation pour refléter tout changement dans la politique anti-corruption, les procédures ou l'environnement de risque.

Pourquoi c'est important

La conservation des informations documentées est essentielle pour plusieurs raisons :

-   Conformité à l'ISO 37001  : Une documentation appropriée est une exigence fondamentale de la norme ISO 37001, qui aide les organisations à démontrer leur engagement envers des pratiques anti-corruption efficaces.

-   Preuve de diligence raisonnable  : Des dossiers bien tenus servent de preuve des efforts de l'organisation pour prévenir la corruption, ce qui est crucial en cas d'examen légal ou réglementaire.

-   Amélioration continue  : Les informations documentées soutiennent l'évaluation et l'amélioration continues du système de gestion anti-corruption.

Exemples

-   Exemple A  :

 -   Contexte  : Une entreprise technologique met en œuvre une nouvelle politique anti-corruption.

 -   Action  : L'entreprise développe un protocole de documentation complet qui inclut l'enregistrement de toutes les sessions de formation, les reconnaissances de politique par les employés et les audits.

 -   Résultat  : L'approche bien documentée permet à l'entreprise de répondre rapidement à une demande réglementaire, démontrant sa conformité et évitant des pénalités.

-   Exemple B  :

 -   Contexte  : Une organisation non gouvernementale internationale fait face à des risques de corruption élevés dans plusieurs régions.

 -   Action  : L'organisation adopte un système de gestion documentaire basé sur le cloud pour stocker et suivre tous les documents de conformité anti-corruption, y compris les évaluations des risques et les rapports d'incidents.

 -   Résultat  : Ce système améliore la capacité de l'organisation à surveiller la conformité dans différentes régions et fournit une traçabilité claire pour les auditeurs externes.

Pour des directives supplémentaires sur la conservation et la gestion des documents liés à l'ISO 37001 :

- [Académie internationale anti-corruption](https://www.iaca.int)

- [Ressources ISO 37001](https://www.iso.org/iso-37001-anti-bribery-management.html)